Gérer les risques de dépenses publicitaires et de facturation pour les agences de franchises et multi-sites

Les campagnes de publicité payante locales pour les entreprises multi-sites et franchisées présentent des risques. Ces risques sont présents surtout lorsque l’agence doit avancer les frais publicitaires sur des plateformes comme Google Ads, puis se faire rembourser par le client. Cette pratique courante entraîne plusieurs défis de facturation que les agences doivent gérer.

Cet article explore les choix cruciaux auxquels font face les agences. Les risques associés et des méthodes pour mieux contrôler les dépenses publicitaires sur Google.

Pourquoi est-il crucial pour les agences de bien gérer les dépenses publicitaires et la facturation ?

Une gestion efficace des dépenses et des risques de facturation impacte directement la trésorerie, les relations clients et la rentabilité de l’agence. Travailler avec de grandes marques implique une gestion de risques accrue, car l’exposition financière augmente avec chaque franchisé ou site. Les préférences de facturation peuvent varier : certains franchisés préfèrent des paiements prépayés pour la sécurité, tandis que d’autres optent pour des paiements postérieurs pour plus de flexibilité. Cela exige des agences qu’elles s’adaptent aux besoins spécifiques de chaque site tout en évitant les pièges financiers pour renforcer leur relation client et préserver leur propre stabilité.

Le modèle de facturation de l’agence : avant ou après les dépenses publicitaires ?

Les agences doivent décider si elles facturent avant ou après la dépense publicitaire. Ce choix détermine leurs flux de trésorerie, leur risque financier et leur relation avec le client.

Facturation avant dépense publicitaire

Facturer d’avance aide à limiter les risques financiers de l’agence, assurant qu’elle dispose de fonds pour payer Google Ads et réduisant les risques de trésorerie. Cependant, cela peut générer des frictions si les dépenses publicitaires sont inférieures aux prévisions, poussant parfois le client à exiger un remboursement.

Avantages :

• Limite les risques de trésorerie pour l’agence

• Facilite la planification financière

Inconvénients :

• Possibilité de tensions si les dépenses sont moindres que prévu
• Clients pouvant percevoir cela comme un paiement anticipé pour des services non encore rendus

Facturation après dépense publicitaire

Ce modèle rassure le client qui ne paie que pour les dépenses réelles, mais il expose l’agence au risque de non-paiement. En cas de retard ou d’impayé, l’agence devra régler les frais publicitaires.

Avantages :

• Transparence renforçant la confiance client
• Encourage des relations durables fondées sur la transparence

Inconvénients :

• Risque de non-paiement, affectant la trésorerie de l’agence

Structure des frais de gestion : forfait fixe ou pourcentage des dépenses

Les agences choisissent entre des frais fixes et un pourcentage des dépenses pour couvrir leurs frais de gestion publicitaire.

Forfait fixe

Une tarification fixe rend les revenus plus prévisibles et simplifie la facturation. Toutefois, si les dépenses publicitaires augmentent, l’agence pourrait avoir à fournir plus de travail sans compensation supplémentaire.

Pourcentage des dépenses publicitaires

Ce modèle aligne les intérêts de l’agence avec ceux du client et peut générer plus de revenus en cas de hausse des dépenses, mais il introduit une certaine volatilité si le budget publicitaire diminue.

Modèle hybride : forfait fixe + pourcentage des dépenses

Ce modèle combine les avantages de la tarification fixe et du pourcentage des dépenses, équilibrant les revenus et limitant les risques. Cependant, il est plus complexe à gérer.

Matrice de scénarios pour la gestion des risques de facturation

Différents scénarios peuvent survenir, par exemple :

• Facturation parfaite : dépenses et paiements dans le budget.
• Épuisement négatif : dépenses moindres que prévu, nécessitant de gérer le budget non utilisé.
• Épuisement positif : dépassement du budget initial.
• Déficit de paiements : dépenses couvertes par l’agence sans paiement reçu du client.

Les logiciels de gestion publicitaire comme Adplorer offrent des outils de gestion budgétaire pour réduire ces risques. Par exemple, Adplorer propose une facturation automatisée et des rapports en temps réel, assurant une meilleure correspondance entre facturation et dépenses. Avec la fonctionnalité de gestion du budget, les agences peuvent définir des limites de dépenses strictes pour chaque campagne, garantissant que les dépenses médiatiques restent dans le budget du client. Cela prévient des scénarios de sous-dépense comme le cas de l’« épuisement négatif », ou des scénarios de surdépense comme “l’épuisement positif”, où l’agence devrait absorber des coûts supplémentaires ou gérer des conversations délicates avec les clients. En suivant continuellement la performance des annonces et en ajustant les dépenses en conséquence, le logiciel garantit que chaque euro est alloué de manière efficace, réduisant ainsi les chances de sous-utilisation ou de sur-utilisation du budget.

Conclusion

Les risques de facturation dans la gestion locale de publicité payantes pour les entreprises multi-sites ou franchisées sont une préoccupation critique pour les agences. En décidant soigneusement quand facturer (avant ou après les dépenses publicitaires) et en choisissant la bonne structure de frais de gestion (forfait fixe ou pourcentage), les agences peuvent atténuer les risques et assurer leur stabilité financière.

Cependant, même avec une planification minutieuse, des scénarios tels que le dépassement de budget ou le non-paiement peuvent encore se produire, rendant essentiel pour les agences d’avoir des plans de contingence et des contrats clients solides en place pour gérer ces risques de manière efficace.